Partie I : acquisition de bus à Lomé : expériences et leçons apprises

Durant son intervention, M. Michel Tindano est revenu sur quelques problématiques rencontrées par la SOTRAL lors de précédentes acquisitions de bus et comment cela peut servir de leçons pour anticiper de futures opérations.

Enjeux de maintenance dans les opérations d’achats de matériel neuf ou les dons du matériel d’occasion

En 2006-2007, et par manque de financement, la municipalité de Lomé avait reçu un don d’une vingtaine de bus de la SYTRAL, AOT de Lyon. Ces bus ont été mis en service par la SOTRAL sur une ligne baptisée la ligne expérimentale. Les difficultés sont apparues avec la maintenance dont la gestion était déléguée à un tiers à l’époque : les pouvoirs publics avaient peu de contrôle sur la réparation du matériel qui était entreposé dans des dépôts privés. Des problèmes de sécurité, de vol et de dégradation pouvaient survenir sans que l’on puisse rapidement agir dessus.

Une seconde opération en 2012 a mobilisé le financement de l’État et des consultants externes au profit de la SOTRAL pour l’acquisition d’autobus neufs fabriqués en Chine. Après quelques années d’exploitation et principalement après cinq années de service, les autobus affichaient leur limite, car les caractéristiques des autobus n’ont pas été bien identifiées au départ. De plus, la communication avec le constructeur n’était pas simple : la garantie n’a pas été clairement précisée au départ, et on avait des difficultés à se procurer des pièces justificatives pour valider diverses procédures administratives et comptables.

En outre, le circuit d’approvisionnement en pièces de rechange n’était pas clairement défini. La plupart des manuels en chinois n’étaient pas traduits. Ainsi lors de la traduction et la commande de pièces de rechange, certaines ne correspondaient pas à la commande.

Cette question d’approvisionnement en pièce de rechange est réapparue avec un autre don de la Sytral en 2015, où les pièces de rechange du matériel acquis n’étaient plus fabriquées. Par conséquent, cela engendré une difficulté supplémentaire pour leur maintenance.

Définir le cadre d’acquisition en adéquation avec les besoins locaux

Ces expériences permettent de mettre en avant certains principes à respecter lors de ces opérations qui doivent être menées avec beaucoup d’attention :

• De quoi a-t-on besoin ? Lors de premières acquisitions, l’expérience des acteurs locaux du transport artisanal ou des transporteurs des sous-régions permettent de mieux cerner le type de matériel adapté au contexte local
• Quelles spécificités techniques ? Que ce soit le type de moteur, les suspensions, la capacité du véhicule ou la garde au sol, il faut toujours revenir vers ce qui est disponible sur le marché et en adéquation avec ce qui se trouve dans le pays (type de carburant, morphologie du réseau viaire, qualité des infrastructures…etc.)
• Les spécificités techniques ont leur importance autant dans les grandes composantes que dans les détails (baies vitrées, accès PMR, boîte de vitesses…)
• Disponibilité et qualification des techniciens pour la maintenance du type de matériel acquis. Les formations courtes proposées par les constructeurs étant peu suffisantes.
• Définition du circuit financier et physique des pièces de rechange en identifiant le temps des procédures de paiement et de livraison. Des manuels clairs, traduit dans une langue pratiquée localement et idéalement un point focal ou concessionnaire à proximité pour avoir une personne référente à qui s’adresser directement.

Enfin, la décision politique est parfois dépendante de l’urgence ou l’opportunité de la situation, et les opérations ne prennent pas en compte les éléments cités plus haut. Il reste important de souligner le respect du cahier des charges peut éviter les dysfonctionnements, et même si les opérations sont sous forme de dons, cela n’empêche pas de respecter les normes et lois internes ainsi que la mise en place de conditions à ces acquisitions.

Partie II : exhaustivités et précision du cahier des charges

Dans cette seconde session du webinar, M. Marc DELAYER, président de la CATP nous expose une approche méthodologique sur les éléments à prendre en compte pour la rédaction du cahier des charges et les préalables à sa construction

1. La définition du besoin, un préalable à toute opération

Que ce soit pour l’achat de véhicules neufs, d’occasion ou pour les opérations de dons, la définition du besoin est un préalable pour toute opération. Cette étape bien qu’en apparence évidente est parfois négligée.

La définition passe par la réponse à un certain nombre de questions sur le type de véhicule, le contexte de son exploitation et l’objectif de cette opération. Ainsi, on aura des besoins différents lorsqu’on acquiert un minibus ou un articulé, que l’exploitation soit interne ou déléguée, ou encore que ce soit pour un nouveau réseau ou un réseau existant. Par ailleurs, le cadre réglementaire est aussi à prendre en compte pour savoir si les véhicules respectent les normes locales (type de motorisation, pollution…etc.) ou si des adaptations seront nécessaires.

Enfin, le besoin recouvre aussi la question des équipements complémentaires telle que la billettique et l’information voyageur : dans le cas d’un achat séparé avec une consultation complémentaire, des prédispositions peuvent être anticipées à l’achat. Dans certains cas, la consultation séparée permet d’éviter la dépendance à un seul fournisseur sur ces équipements.

2. Le Sourcing, un état des lieux du marché actuel

Le terme Sourcing recouvre la démarche de prise de connaissance de l’état du marché. Cette démarche passe par un listing du type de matériel disponible localement ou accessible plus ou moins facilement.

Partir de l’existant permet d’une part d’éviter de perdre du temps dans la définition d’un matériel difficile à trouver ou qui sera plus long et plus compliqué à acquérir. Il permet d’autre part de prendre un premier contact avec les constructeurs qui seront ainsi prêts à répondre rapidement à une future consultation.

3. Le cahier des charges techniques

Définir les besoins et connaître le marché vont permettre de construire un cahier de charges adapté, réaliste, mais il se doit aussi d’être pratique. Ce dernier est au cœur de la définition du véhicule souhaité et la base de l’engagement contractuel avec le constructeur.

Le cahier des charges comporte un certain nombre d’items et de caractéristiques chiffrées sur les composantes du véhicule. Pour ne citer que quelques éléments : dimensions, poids, motorisation, boîte de vitesse, suspensions, freinage, pneumatiques, carrosserie, chauffage et climatisation, accessibilité PMR…etc. L’important est que chaque item est réfléchi en amont en rapport avec les besoins, les moyens et les conditions d’exploitation et de maintenance. En outre, cette réflexion est à partager avec l’ensemble des acteurs concernés, tels que l’exploitation, les chargés d’études et de planification, les autorités locales, la maintenance…etc.

4. Des éléments complémentaires, mais incontournables

A côté de la description du véhicule, le cahier des charges comporte aussi d’autres items notamment les informations contractuelles. Elles permettent de garantir la clarté de la relation avec le constructeur.

Parmi ces items on retrouve le prix détaillé. Les garanties, les plans de maintenance et SAV, et surtout les circuits d’approvisionnement en pièces détachées. De plus, le cahier de charges énumère les engagements de conformités aux normes locales ou en matière de performance de consommations attendues

5. Le cadre de la compétition

Enfin, dernier élément non technique, l’identification des cadres juridiques, réglementaires et administratives de la compétition. Les règles de consultation, notation et attribution doivent être claires pour assurer une transparence à la procédure d’acquisition de bus et donner une meilleure visibilité au constructeur sur les critères de choix importants pour le maître d’ouvrage. Ils permettent aussi de clarifier les conditions d’attribution, d’achat de livraison tout au long de la procédure.

6. Le recours à une centrale d’achat

L’intérêt d’avoir l’appui d’un acteur de référence pour ce type de procédure permet d’optimiser les résultats sur trois aspects :

• Techniquement : le réseau de la centrale d’achat permet un nombre important de retours d’expérience et de références sur du matériel techniquement éprouvé.
• Juridiquement : la procédure est clairement définie, transparente et le risque est moindre, car transféré à la centrale.
• Economiquement : les différentes opérations que mène la centrale d’achat permettent la réalisation d’économie d’échelle en plus de l’approche efficiente adoptée.

Pour aller plus loin :

Prochaine parution du guide « Réussir l’achat et l’exploitation de bus en Afrique » Guide opérationnelle de projet d’acquisition de bus en Afrique principalement, co-écrit avec plusieurs membres de CODATU : opérateurs, bureaux d’études, constructeurs, AOT…etc. A paraître bientôt sur le site de CODATU !

• Télécharger la présentation diffusée pendant le webinar: Acquisition de bus: approche méthodologique. Marc DELAYER, Président de la CATP