Règlement intérieur

L'article 1.2 des statuts adoptés lors de l'Assemblée Générale Extraordinaire du jeudi 30 janvier 1997, prévoit que ces statuts sont complétés et précisés par un règlement intérieur.
Le présent règlement intérieur a été adopté, conformément à l'article 15 des statuts par le Conseil d'Administration lors de sa séance du 15 mai 1997, pour prendre effet le même jour ; il a été modifié lors de l'Assemblée Générale du 29 avril 1999.

I - ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

1.1 Périodicité et période
L'Assemblée Générale de l'Association se tient annuellement, généralement au cours des mois d'Avril ou Mai.

1.2 Convocation
a) La date et le lieu sont choisis, dans les conditions décrites à l'article 8 du présent règlement intérieur; au moins cinq mois avant la date prévue, le Président fait connaître à chaque membre, cette date et lieu ; il peut joindre à cette notification un projet d'ordre du jour.
Les membres doivent, au reçu de cette notification, et en tout cas jamais moins de trois mois avant la date prévue, indiquer au Président le nom de leur délégué votant (à l'exception des personnes physiques - collège IV) leurs propositions concernant l'ordre du jour, et toutes les autres indications demandées, y compris toute présentation de candidats à une nomination au Conseil d'Administration qui doit être faite par le délégué votant concerné (article 10.3 des statuts).
b) Au moins deux mois avant l'Assemblée Générale, le Président envoie à chaque membre les indications définitives concernant la date et le lieu de la réunion ainsi que l'ordre du jour approuvé par le Conseil d'Administration et précisant les questions qui doivent être traitées lors de cette Assemblée.

1.3 Ordre du Jour
L'ordre du jour doit toujours comprendre les questions suivantes :
(1) Approbation du compte-rendu de l'Assemblée Générale précédente
(2) Rapport d'activités du Conseil d'Administration
(3) Exposé financier concernant l'année précédente et le budget pour l'année courante
(4) Fixation du nombre des membres du Conseil d'Administration ainsi que le nombre des représentants des différents collèges et des comités nationaux et régionaux
(5) Election, s'il y a lieu, des membres du Conseil d'Administration
(6) Invitation pour l'Assemblée Générale suivante
(7) Discussion sur les activités futures
(8) Décision, s'il y a lieu, du lieu des futures conférences internationales
(9) Questions diverses

1.4 Conduite
La conduite des assemblées générales est conforme aux règles habituellement adoptées :
(1) La présidence est assurée par le Président de l'Association dans les conditions fixées par l'article 11 des statuts
(2) Le secrétariat est assuré par le Secrétaire de l'Association
(3) Chaque point de l'ordre du jour donne lieu à une discussion
(4) Les votes interviennent à main levée sans motion écrite dans le cas où le débat ne met en évidence qu'une opposition faible ou nulle
(5) Dans le cas contraire, le point concerné est rédigé sous forme de motion par le secrétaire ; si cette motion est appuyée par au moins cinq délégués votants, elle est soumise au vote de l'assemblée générale ; chaque délégué votant peut proposer des amendements ; si l'amendement est appuyé par au moins cinq autres délégués votants, il est soumis au vote.

II - CONSEIL D'ADMINISTRATION

2.1 L'article 10 des statuts prévoit que l'assemblée générale fixe le nombre total des membres du Conseil d'Administration (trente cinq au maximum) et le nombre des représentants des différents collèges (chaque collège doit être représenté) et des comités nationaux et régionaux.
L'application de cet article 10 tiendra compte des considérations suivantes :
a) Le Conseil d'Administration devra assurer une bonne représentation
géographique de ses membres
b) Le Conseil d'Administration devra assurer une bonne représentation de chacune
des catégories des membres
c) Le nombre de membres du Conseil d'Administration devra tendre à ne pas
dépasser un tiers du nombre des membres de l'Association.

2.2 Procédure de présentation des candidats
Les candidatures sont présentées conformément aux dispositions de l'article 10.3 des statuts et de l'article 1.2 du présent règlement intérieur.
Les propositions des membres seront indiquées dans l'ordre du jour de l'Assemblée Générale correspondant et un curriculum vitae de chaque candidat devra être distribué à cette occasion.
Tout candidat devra avoir été délégué votant du membre actif ou du comités national ou régional concerné. Chaque membre ne peut présenter qu'une seule candidature.

2.3 Elections
Conformément aux articles 8.2, 8.6 et 10.3 des statuts, les élections au Conseil d'Administration s'opèrent à scrutin secret à la majorité simple des voix des délégués votants présents ou représentés.
Des votes par correspondance peuvent être confiés au Président par des délégués votants empêchés de prendre part à la réunion ou bien un délégué votant peut être mandaté pour voter en lieu et place d'un (et d'un seul) délégué votant absent (article 8.1 des statuts).

2.4 Les membres de droit peuvent être invités à participer aux travaux du Conseil d'Administration, avec voix consultative.

2.5 En cas de nécessité :
- Le remplacement du représentant d'un organisme, membre du Conseil, sera autorisé pour la durée du mandat restant à courir
- Le siège d'un organisme ayant démissionné de l'Association restera vacant jusqu'à la prochaine élection.

III COTISATION ANNUELLE

L'article 7 des statuts prévoit que les cotisations des membres actifs et des comités nationaux et régionaux, sont fixées par l'assemblée générale sur proposition du Conseil d'Administration.
Le montant des cotisations annuelles des membres de chaque collège variera selon le taux de participation au budget général de l'ONU du pays dans lequel est établi le membre correspondant.
Le montant ainsi obtenu sera valable pour l'année financière suivante et sera payable en janvier. En cas de non-paiement, un membre peut, par décision prise en conseil d'administration, être exclu de droit de vote à l'assemblée générale suivante.

IV BUREAU

L'application de l'article 11 des statuts concernant la composition du bureau se fera en tenant compte des considérations suivantes :
- le nombre des membres du bureau n'excédera pas un tiers du nombre des membres du Conseil d'Administration
- le nombre des vice-présidents sera en principe de trois ; un d'entre eux sera chargé tout particulièrement du suivi des programmes de recherche.
- les fonctions de trésorier et de secrétaire peuvent être cumulées avec d'autres fonctions décidées par le Conseil d'Administration. Le membre du bureau concerné prend alors le titre "d'administrateur délégué chargé de......"

V - COMITES TECHNIQUES

5.1 Buts
Les comités techniques représentent un moyen essentiel pour atteindre les objectifs de la CODATU ; leurs buts principaux sont :
- de provoquer des échanges fructueux, d'accélérer la diffusion des informations scientifiques, techniques, économiques et sociales et améliorer la coordination entre les membres de la CODATU par des contacts permanents entre spécialistes des différents pays.
- de formuler des recommandations spécifiques pour attirer l'attention de tous les pays sur l'importance du domaine des transports urbains et périurbains en relation avec l'évolution de la ville.
- de sensibiliser les décideurs en les informant des avantages et inconvénients des diverses solutions et des besoins pour l'avenir en matière de recherches, d'études techniques et de montages institutionnels et financiers.

5.2 Création
Les comités techniques sont créés par le Conseil d'Administration en application des décisions prises en assemblée générale concernant les activités de l'association.
Chaque membre - ou un autre comité technique- peut proposer la création du comité technique par motion écrite adressée au Président. Cette proposition doit spécifier les objectifs du comité technique et proposer un programme préliminaire des travaux. Le Conseil d'Administration détermine si les objectifs rentrent dans les objectifs de l'association, s'il n'y a pas double emploi avec le travail d'autres comités et si le travail est réalisable.

5.3 Présidence
Le conseil d'administration désigne le premier président pour chaque comité technique : le mandat du président sera en moyenne de trois à cinq ans selon les sujets : chaque président, en accord avec les membres de son comité technique, nomme un rapporteur. Le président rend compte au Conseil d'Administration de l'avancement des travaux de son comité.

5.4 Membres
Les membres intéressés par les travaux d'un comité donné peuvent proposer leur participation et les membres collectifs peuvent désigner un représentant ; ce dernier est responsable des contributions du membre qu'il représente ; il doit pouvoir prendre une part active aux travaux et notamment participer aux réunions du comité.

5.5 Réunions
En général les comités techniques se réunissent à la même date et au même endroit que l'assemblée générale ; des réunions intermédiaires peuvent être organisées, notamment à l'occasion des séminaires appropriés.
Le Président du Comité veille à convoquer les membres au moins un mois avant la réunion ; la convocation est également adressée aux membres non représentés au comité technique concerné de façon à ce qu'ils puissent adresser d'éventuelles contributions.
Les frais de participation aux réunions sont normalement à la charge de membres concernés.
Le compte rendu de chaque réunion doit être préparé et adressé, au plus tard un mois après la réunion, à chaque membre du comité ainsi qu'au Délégué Général de la CODATU pour être éventuellement publié.

5.6 Publications
Lorsque le comité technique est prêt à publier les résultats de ses travaux, son Président adresse un projet de rapport final au siège de la CODATU.
Le Conseil d'Administration se prononce sur ce projet et décide de la forme et du mode de publication.
Le secrétariat assure :
- la traduction dans la 2 ème langue de l'association,
- la liaison avec l'éditeur,
- la diffusion gratuite de la publication auprès des membres de l'association,
- la promotion des ventes en liaison avec l'éditeur.

5.7 Dissolution
Le comité est dissous par décision du Conseil d'Administration normalement après achèvement des tâches qui lui ont été confiées.

VI UTILISATION DU LOGO ET DE L'EN TETE DE LETTRE

6.1 A l'exception des membres du bureau, l'utilisation par un membres de la CODATU de l'en-tête complète de lettre de la CODATU devra faire l'objet d'un accord du délégué général ; dans tous les cas une copie de l'envoi correspondant sera adressée au délégué général.
6.2 l'utilisation du logo de la CODATU par les membres est encouragée.
6.3 Les membres souhaitant ajouter un signe distinctif au logo de base doivent soumettre leurs propositions au siège de la CODATU pour approbation.
6.4 Ce chapitre s'applique également à toutes les fournitures, y compris les cartes de visite.

VII PARRAINAGE DES REUNIONS ORGANISEES PAR LES MEMBRES

7.1 L'un des moyens d'action de la CODATU consiste à organiser et à parrainer des réunions régulières destinées à faciliter les échanges internationaux de connaissances, d'expériences et d'informations.

7.2 Ce parrainage concerne normalement les manifestations suivantes :
a) les réunions internationales en liaison avec l'assemblée générale annuelle de la CODATU.
b) des manifestations en liaison avec des réunions du conseil d'administration du bureau ou des comités techniques.

7.3 en règle générale, ces manifestations sont organisées et financées par le membre qui en prend l'initiative. Pour justifier le parrainage de la CODATU, les conditions suivantes doivent être satisfaites :
(1) le parrainage doit être approuvé à l'avance par le Conseil d'Administration ou par le bureau.
(2) la manifestation doit être ouverte à tous membres de la CODATU.
(3) la manifestation doit avoir fait l'objet d'une annonce internationale suffisamment à :
- l'avance, et d'un appel général à communications, les organisateurs sont responsables de l'appel à communications
(4) un pourcentage raisonnable des communications doit provenir de pays autres que celui du membre initiateur et responsable de la manifestation.
(5) une traduction simultanée doit être assurée dans au moins une des deux langues officielles de la CODATU.
(6) les propositions de résumés de textes doivent être fournies dans les deux langues officielles.
(7) le logo de la CODATU peut être utilisé lors des manifestations parrainées par la CODATU en conformité avec le règlement intérieur.

7.4 Les délégués de la CODATU sont normalement invités à prendre la parole pendant la manifestation, soit sur les activités de la CODATU, soit sur des sujets techniques sélectionnés, soit sur les deux.

VIII REUNIONS ANNUELLES DE L'ASSOCIATION

8.1 Choix de la nation membre organisatrice
a) Les comités nationaux candidats à l'organisation d'une réunion annuelle de l'association présentent leurs candidatures au Délégué général de façon que l'Assemblée Générale choisisse le pays hôte trois ans à l'avance.
b) Les comités nationaux candidats présentent, à l'appui de leur candidature, un dossier comprenant :
* une note de motivation, justifiant la candidature par la participation notable préalable aux activités de la CODATU : participation aux comités techniques, organisation de réunions du Conseil d'Administration ou du bureau, production d'articles dans les journaux supports des activités de l'Association...
* l'acceptation formelle du présent règlement intérieur.
* le thème général du congrès proposé ou de la manifestation support de la réunion concernée.
* les modalités d'organisation de la préparation du congrès ou de la manifestation (cf. paragraphes ci-après).
c) Le titre du Congrès, choisi par le comité national organisateur, commence obligatoirement par CODATU " Année " :
d) Le Conseil d'Administration instruit les dossiers de candidatures et propose son choix à l'assemblée générale ; ce choix tient notamment compte du thème proposé pour la manifestation et de considérations géographiques.

8.2 Coordination avec le Bureau de l'Association
a) La coordination entre le comité national organisateur et le Bureau de l'Association est assurée par un représentant du Comité National, qui doit avoir été désigné lors de la présentation du dossier de candidature à l'Assemblée Générale.
b) Le Comité National organisateur met en place un comité de sélection des communications et invite un membre du Bureau - non ressortissant du pays concerné- à en faire partie.
* les communications en provenance d'un pays représenté par son Comité National sont transmises via le Comité National qui les aura auparavant classées par ordre de priorité ; le Comité de sélection est responsable du choix final des conférences retenues.
* les communications en provenance d'une Nation non membre sont transmises directement au Comité national organisateur qui en tient informé le Bureau.
Les comités organisateur et de sélection veillent à ce que le choix des communications retenues respecte une répartition géographique adéquate entre les comités nationaux de l'Association.

8.3 Organisation générale
a) Un protocole d'accord est établi entre l'Association et la Nation Membre retenue ; ce protocole précise les modalités d'organisation de la réunion annuelle qui se tient normalement sur les lieux de la manifestation support.
b) Le Comité organisateur est responsable de l'organisation matérielle et de la gestion financière de la manifestation, à l'exception de l'édition et l'envoi des documents propres à l'Association, (comptes rendus de l'assemblée générale, communiqué de presse), qui sont de la responsabilité de l'association.

8.4 Interprétariat
Les langues officielles des réunions de l'assemblée générale sont l'anglais et le français ; la traduction simultanée bilatérale est assurée par une équipe d'interprètes comprenant au minimum deux personnes compétentes et ayant une pratique des congrès techniques et du vocabulaire des transports urbains.
Le cas échéant, en accord avec le Bureau, ces dispositions peuvent être étendues à une troisième langue.

8.5 Droits d'inscription
a) Le montant des droits d'inscription est fixé par le comité national organisateur.
b) Les délégués votants des membres de la CODATU bénéficient d'une réduction des droits d'inscription.
c) Les membres du Bureau et du Conseil d'Administration, le délégué général, les présidents des comités techniques et le traducteur de l'Association sont dispensés du paiement des droits d'inscription.
d) Le Bureau et le comité national organisateur peuvent exempter des droits d'inscription un délégué votant pour tout comité national qui en ferait la demande expresse motivée.
e) Le comité national organisateur recueille et dispose de la totalité des droits d'inscription correspondants.

8.6 Dépenses à supporter par le Comité National organisateur
a) Location et aménagement des salles nécessaires aux différentes réunions (Assemblée Générale, comités techniques, réunions de bureau et du Conseil d'Administration) y compris le matériel pour la projection des diapositives et de films, pour la traduction simultanée, pour l'enregistrement des discussions, pour les photocopies et pour les services nécessaires (secrétariat, réception, boissons, salles de repas...).
b) Les services mis gratuitement à disposition du secrétariat, à proximité immédiate du lieu de la manifestation et de celui des réunions de CODATU comprennent notamment :
* les bureaux du Président, du Délégué Général, du Secrétaire et d'un secrétariat de trois personnes.
* la mise à disposition de deux secrétaires bilingues (langue du pays et chacune des deux langues officielles de l'Association)
* les matériels nécessaires pour le secrétariat (téléphone, télécopie, trois micro-ordinateurs, une imprimante, une photocopieuse rapide) ainsi que les coûts de fonctionnement proprement dits.
c) Transport des participants entre les hôtels proposés et les lieux de réunions.
d) Dépenses de personnel pour l'interprétariat et l'enregistrement des discussions des assemblées générales.
e) Dépenses de voyage et de séjour, du Président, du Délégué0Général , du Secrétaire, du Trésorier et du traducteur de l'Association, ainsi que de toute autre personne dont la présence aux réunions serait reconnue nécessaire par le Bureau en accord avec le comité national organisateur.
f) Mise à disposition gratuite d'un stand de l'exposition pour présentation des produits de l'Association.
g) D'autres dépenses, décidées d'un commun accord entre la nation hôte et l'Association, pourront être ajoutées.

8.7 Dépenses à supporter par l'Association
a) Dépenses de traduction (anglais-français et vice-versa), d'impression et d'envoi des documents préparatoires aux réunions propres à l'Association.
b) Dépenses de l'édition des comptes rendus de réunions propres à l'association.